Deze kosten kunnen in rekening worden gebracht wanneer er te laat betaald wordt. Deze kosten zijn een soort schadevergoeding voor het extra werk dat besteed moet worden aan het nabellen, aanmanen, overleg voeren of het inschakelen van juridische hulp bij het incasseren van onbetaalde facturen. Het moet gaan om kosten die gemaakt zijn voordat een gerechtelijke procedure wordt gestart.
Om consumenten en eenmanszaken te beschermen tegen te hoge buitengerechtelijke incassokosten is op 1 juli 2012 een wet in werking getreden die de kosten normeert.
De staffel is als volgt:
Hoofdsom tot en met Toepasselijk percentage Maximum
€ 2.500 15% over de hoofdsom € 375 (min. € 40)
€ 5.000 € 375 + 10% over
(hoofdsom – € 2.500) € 625
€ 10.000 € 625 + 5% over (hoofdsom – € 5.000) € 875
€ 200.000 € 875 + 1% over (hoofdsom – € 10.000) € 2.775
Boven de € 200.000 € 2.775 + 0,5% over (hoofdsom – € 200.000) € 6.775
Bij consumenten dient, voordat aanspraak kan worden gemaakt op de buitengerechtelijke kosten, eerst een aanmaning te worden gestuurd waarin gewezen wordt op de gevolgen van non betaling. In deze aanmaning dient een termijn van 14 dagen in acht te worden genomen voordat de kosten aan de consument in rekening kunnen worden gebracht.
Voor bedrijven geldt deze voorwaarde en bovengenoemde staffel niet. In algemene voorwaarden is vaak een regeling opgenomen hoe hoog de buitengerechtelijke kosten bedragen in geval van non betaling. Is er niets overeengekomen dan wordt in de praktijk tussen bedrijven toch vaak aangehaakt bij de normeringstabel om onnodige discussie bij de Rechter over de hoogte van de buitengerechtelijke kosten te voorkomen.